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Il Consiglio federale interrompe il progetto di registro centralizzato dei documenti ufficiali

Il Consiglio federale interrompe il progetto di registro centralizzato dei documenti ufficiali.

Berna, 08.09.2021 – Nella sua seduta dell’8 settembre 2021 il Consiglio federale ha deciso di rinunciare all’introduzione di un registro centralizzato dei documenti ufficiali. Per migliorare la ricerca di informazioni su documenti ufficiali e facilitare l’accesso agli atti, l’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza pubblicherà un elenco delle persone di contatto nelle unità amministrative.

L’idea di un progetto per l’introduzione di un’indicizzazione centralizzata dei documenti ufficiali – cioè di un registro centrale dei documenti ufficiali con la possibilità di chiedervi accesso – risale al 2008. L’obiettivo era di facilitare la ricerca di documenti amministrativi. Una prima applicazione pilota era stata sviluppata e testata dall’Archivio federale svizzero (AFS) nel 2012. Non essendo però dati i presupposti tecnici per il suo utilizzo, il progetto fu sospeso. Alla fine del 2019, l’AFS è stato incaricato di verificare se un registro centrale fosse ancora la soluzione migliore per cercare informazioni e ottenere l’accesso a documenti ufficiali.

Una valutazione esterna commissionata alla società di consulenza Infraconsult e successivi accertamenti interni condotti dall’AFS insieme alla Cancelleria federale e all’Ufficio federale di giustizia hanno dimostrato che l’indicizzazione centralizzata rappresenterebbe un valore aggiunto per i richiedenti. Tuttavia, con la quantità delle informazioni contenute nel registro centrale aumenterebbero anche gli oneri e i costi della revisione dei dati necessaria prima della loro pubblicazione, a garanzia, in particolare, della protezione dei dati e delle informazioni.

Mentre, per esempio, la messa a disposizione dei dati può essere automatizzata in ampia misura, questo è possibile soltanto in misura molto limitata per la revisione dei dati da parte delle unità amministrative. In nessuna delle varianti esaminate, il rapporto tra gli oneri assunti dalla Confederazione, dovuti soprattutto alla revisione dei dati, e il valore aggiunto offerto al pubblico è risultato adeguato. Per questa ragione, il Consiglio federale interrompe il progetto.

Il Consiglio federale riconosce tuttavia un potenziale di miglioramento e ha deciso che le unità amministrative dovranno indicare, sul proprio sito e su un elenco centrale gestito dall’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza, una persona di contatto competente per il trattamento di domande secondo la legge sulla trasparenza. Con questo provvedimento intende rendere più uniforme il sostegno nella ricerca di documenti ufficiali.

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